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Que es un ERP

  Una solución ERP, del inglés Enterprise Resource Planning,es lo que en español conocemos como Software de gestión integrada ,es un sistema informático de gestión que permite integrar la gran mayoría de los procesos empresariales, con el objetivo de automatizar tareas administrativas, aumentando así la eficiencia de la empresa.

Una gran parte de los costes de cualquier empresa es imputable a cuestiones de administración y es ahí donde el ERP permite simplificar procesos.

Dado que la solución tiene que  abarcar todos los procesos de la empresa, y que cada empresa tiene un modelo de negocio diferente que se traduce en procesos diferentes, los ERP nunca son una solución estándar. Aun cuando una empresa adapte sus operaciones totalmente a un vertical diseñado para su industria, tendrá que realizar modificaciones en los documentos de salida para que estos cumplan las especificaciones de sus clientes y/o proveedores. En general es poco recomendable que una empresa renuncie a sus modelos de negocio por ahorrarse unos euros en la implantación de su ERP.

¿Cuál es el alcance de un ERP?
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Un paquete de software de gestión integrada permite construir un sistema de información homogéneo sobre una base única. De este modo cubre un amplio ámbito de gestión

Así pues, un ERP se compone de varios módulos que corresponden a cada una de las áreas de gestión y garantiza la unicidad de la información que contiene, porque solo hay una única base de datos lógica 
Contabilidad y finanzas
Libro mayor
Clientes/Proveedores
Pagos/Cobros
Contabilidad de costes
Presupuesto
Asignaciones analíticas
Activos fijos
    Ventas
Fijación de precios y presupuestos
Entrada de pedidos
Configuración de productos
Asignaciones de inventario
Programación y envío de entregas
Facturación
Devoluciones de clientes
Comisiones de ventas
   
Compras
Control Presupuestario
Necesidades de compra
Pedidos de compra
Externalización/Subcontratación
Procesamiento de aprobación
Contratos
Seguimiento de facturas


Inventario
Almacenamiento y gestión de ubicaciones
Movimientos y transacciones
Recopilación de datos RF
Control de calidad
Cálculo de costes
Trazabilidad en los precios de compra
Control de inventarios
Provisión
    Servicio al cliente
Gestión de contactos
CRM
Gestión de garantías
Solicitudes de servicio
Base de conocimientos
Campañas
    Producción
Hojas de Rutas
Flujo diferido discreto o por procesos
Lista de materiales/Gestión de fórmulas
Plan maestro de producción
Cálculo de costes
Control de calidad
Trazabilidad hacia delante/atrás
Control de la planta de producción
Planificación de capacidad

¿Que ventajas aporta un ERP?
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Con una solución ERP bien integrada, su empresa puede alcanzar cotas más altas de productividad y eficiencia. Los ERP son las respuesta de las tecnologías de la información a las necesidades de una mejor organización y coordinación por parte de las empresas.
Aumento de la Eficiencia
Al tener todas las operaciones de la empresa contenidas en un mismo sistema, podemos obtener importantes mejoras en eficiencia automatizando tareas administrativas. Los procesos operativos de cualquier empresa llevan siempre asociados la generación de documentos como albaranes, pedidos, facturas, etc..., además de la necesaria ejecución de los procedimientos que garantizan una colaboración fluida. Un buen ERP ha de ser capaz de automatizar parte de esos procesos (ejemplo: generación automática de órdenes de trabajo o de pedidos compra una vez que se ha aceptado un pedido de un cliente) y ayudar a mejorar la seguridad de los mismos. Además, evitan la inserción de datos duplicados y los errores asociados, ahorrando una gran cantidad de horas de trabajo. Por otro lado el disponer de un único depósito de datos fácilmente accesible reduce el esfuerzo necesario para acceder a la información.
Aumento de la capacidad operativa
Una mejora en la eficiencia puede ser utilizada para atender a más clientes, fabricar más productos o procesar más facturas. Esto depende de la estrategia u orientación de la empresa, pero es siempre un paso imprescindible para todas las organizaciones que quieren crecer. Por lo tanto, el ERP ha de estar presente en cualquier plan de expansión por parte de una empresa..
Mayor control y trazabilidad
Un ERP es básicamente un sistema transaccional, esto significa que se encarga de recoger y reflejar una gran cantidad de los cambios que tienen lugar en la organización como consecuencia de su actividad. Esto nos permite tener un mayor control sobre todas las operaciones realizadas dando respuestas a preguntas del tipo: ¿Cuando se vendió este producto a ese cliente?, ¿Qué transportista se encargó de llevarlo?, ¿Cuántas unidades me quedan de este producto?, ¿Cuántas facturas no han sido pagadas este mes dentro de plazo?
Mayor rentabilidad
Si la prioridad de su empresa no es el crecimiento usted puede utilizar las mejores conseguidas en eficiencia para incrementar la rentabilidad de su empresa.
Menores costes, más competividad
Si la competencia en precios es un factor clave en su sector, su ERP puede convertirse en su mejor aliado a la hora de ofrecer un precio más competitivo sin distorsionar su modelo de negocio ni disminuir el valor ofrecido a sus clientes. Si usted consigue incrementar la eficiencia obtenida y reflejarla en una bajada de los precios, estará ganando una ventaja competitiva que le permitirá mejorar con respecto a sus competidores.

¿Qué costes tiene un ERP?
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Cuando hablamos del coste de una solución ERP hay que tener bien claro dos conceptos, el coste de implantación y el coste total de propiedad. El coste de implantación comprende todos los gastos, inversiones o tiempo dedicado por parte de personal desde el momento en que se reconoce la necesidad de implantar o renovar el ERP hasta el momento en que la solución está en funcionamiento. El coste total de propiedad, recoge un periodo más amplio que incluye toda la vida la útil del sistema, incluyendo los gastos necesarios para su mantenimiento, actualización y ampliación.

Básicamente tienen dos tipos de coste humanos y materiales. Por materiales entendemos cualquier tipo de desembolso económico por humanos entendemos el tiempo que tiene que dedicar el personal de la empresa y que generalmente suele "robarse" a otro tipo de actividades. Los costes materiales pueden ser desglosados en los siguientes:
Licencias de software
Aunque existen paquetes de software de código que abierto, en los que solamente es necesario pagar una cuota de suscripción para recibir servicios de soporte, este tipo de fórmulas es todavía muy limitada. Generalmente los costes de las licencias vienen a suponer entre un 15 y 30% del coste de un proyecto de implantación de un ERP. Generalmente los paquetes con una funcionalidad similar tienden a tener un precio parecido.
Costes de Infraestructura
El hardware, las redes, los costes de comunicación y todo el equipamiento necesario para que el sistema pueda funcionar se incluyen en este apartado. También comprende los servidores donde se aloja la aplicación principal, hasta los costes de la conexión a internet, pasando por la parte proporcional de los costes de cada terminal desde los que se accede al sistema. Las distintas arquitecturas de cada aplicación ofrecen por tanto unos costes y unas funcionalidades distintas, cada empresa deberá de escoger la que mejor se adapte a sus necesidades.
Coste de mantenimiento
Todos los gastos imputables a la compra de productos o a servicios tanto internos como externos que tengan como objetivo mantener la operatividad del sistema una vez que se este ha sido desplegado. Aunque este coste suele rara vez considerado en el momento de la compra de un nuevo ERP, a largo plazo puede suponer más del 30% del coste total de propiedad. Por tanto el optar por una solución que a priori exige un desembolso menor, puede acabar fácilmente siendo la opción más cara.
Costes de actualización y ampliación
Los cambios en la tecnología, las operaciones de la empresa y demás acontecimientos impredecibles obligan muchas veces a actualizar o modificar el sistema con el fin de adaptarlo a las nuevas circunstancias. Dado el carácter de estos acontecimientos, resulta muy interesante optar por una solución flexible que permita realizar modificaciones de manera sencilla y ágil, minimizando la necesidad de desarrollos a medida, que suelen ser a la postre los que más problemas generan.

Fases de Implementación de un ERP
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La implantación de un ERP es un proyecto crucial para cualquier empresa que requiere de la colaboración de todos los departamentos implicados. Tras detectar la necesidad, todas las empresas suelen pasar por una serie de fases.

Estudio previo
Formalización de las normas de gestión, revisión de estas normas, formalización de las requerimientos funcionales. Esta fase requiere competencias funcionales y departamentales. A menudo la llevan a cabo consultores funcionales en estrecha colaboración con los empleados del departamento en cuestión.
Fase de diseño
En esta fase se profundiza en las necesidades de cada empresa, más allá del documento de toma de requerimientos. En esta fase se realiza un análisis funcional completo de la solución a implementar. También es necesario configurar los requisitos técnicos: servidores, redes y equipos que se serán necesarios para dotar al sistema de un funcionamiento aceptable. Para un correcta marcha del proyecto es imprescindible que todas estas cuestiones sean reflejadas por escrito y aceptadas formalmente por ambas partes.

En esta fase también ha de estar perfectamente establecido cual será el Plan del Proyecto, detallando cada una de las fases, tareas y documentos entregables, así como las fechas previstas para cada una de ellas. Los equipos también han de estar configurados.

Una vez acometidas todas estas tareas se puede proceder con el lanzamiento del proyecto.
Fase de prototipo
En esta fase se realiza una instalación plana del ERP y sobre ella se comienza a parametrizar el prototipo que más tarde se convertirá en la solución. También se han desarrollar todas las interfaces con terceras aplicaciones así como los desarrollos adicionales que hayan sido especificados en fases anteriores. Paralelamente se debe de ir desarrollando toda la documentación del sistema, lo que reducirá la carga de proyecto al final del trabajo. Es importante también comunicar más detalles de la solución a todos los agentes de la empresa implicados en el proyecto. Facilitando así la gestión del cambio. Una vez que se ha procedido con todo esto, se han de realizar las pruebas unitarias. Que consisten en probar por separado cada uno de los componentes de la solución para pode depurar su funcionamiento. La empresa ha de mostrar su conformidad con las pruebas realizadas.
Fase de aprobación
Cuando el prototipo ha sido aprobado por el cliente se procede a realizar la carga de datos, que permitirá realizar una integración de los distintos componentes trabajando con datos reales, lo que facilitará las posteriores pruebas integradas.

Una vez realizadas las pruebas de integración será necesario preparar el entorno de producción o lo que será la solución definitiva a implantar en la empresa. Para ello hay que realizar un proceso de migración de datos en el que se extraerán los datos del anterior sistema, sometiéndolos a un proceso de depuración y validación para garantizar su integridad y consistencia.

Es conveniente comenzar en este fase con la formación a los principales usuarios ya que esto permite acortar el tiempo de adopción de la solución por parte de los usuarios finales.
Fase de Arranque
En esta fase se debe de terminar con la preparación del entorno de producción y continuar con la formación a usuarios. Se debe disponer de un plan que permita abordar las posibles contingencias tras el arranque. Con todo esto se puede proceder al arranque. Es recomendable también que haya un buen soporte post-arranque, dado que este es el periodo en el que más incidencias surgen. Este soporte ha de ser constante y con un alto nivel de servicio, al menos hasta que el sistema se encuentre "estabilizado".











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